A nehéz időszak még közel sincs a hátunk mögött, így továbbra is alkalmazkodnunk kell az új helyzet teremtette körülményekhez. Megváltozott a munkavégzés, az oktatás és a szórakozás is. Vállalkozóként és cégtulajdonosként ez azt is jelenti, hogy a szakmai rendezvények és konferenciák java vagy elmarad, vagy részben vagy egészben átkerül az online térbe. És mivel egyre gyakoribbá válnak a virtuális térben tartott előadások, kell valami plusz, amivel kitűnhetsz a tömegből. Ehhez hoztunk néhány tippet!

A legtöbb személyesen tartott rendezvény már áthelyezhető az online platformokra, így mostanában tényleg rohamosan megnőtt ezek száma. Persze nem lehet mindent pótolni, hiszen sokan pont a networking, a kapcsolatépítés és a kötetlenebb, de mégis szakmai beszélgetések miatt látogatnak el egy-egy előadásra vagy konferenciára. Valljuk be, ezt azért valamivel nehezebb kivitelezni online. És ami elsőre sokaknak talán meghökkentő volt, hogy a szakmai rendezvények mellett bizony sok olyan eseményt is sikerült „digitalizálni,” amire talán nem is számítottunk: fesztiválok, koncertek, termékbemutatók, céges összejövetelek...

Költségvetés 

Online előadás esetén több dolgon is tudsz költségeket megtakarítani: a nyomtatott anyagokra, plakátokra és szórólapokra például így nem lesz szükség, ugyanígy a komolyabb technikai eszközökre, valamint teremfoglalásra sem. A helyszín megválasztása persze online sem egyszerű feladat, a résztvevők száma és igényei határozzák meg elsősorban. Van, amire tökéletesen megfelel a Facebook vagy Instagram Live is, de van, ami azért komolyabb szoftvert igényel. A másik oldalon pedig ott vannak azok a tényezők, amik esetleg növelhetik a költségeket, például a közösségi média kampány a promótálásra. Persze nem minden esetben kell súlyos reklám, egy webinár vagy élő bejelentkezés esetében például kisebb hírverés is elegendő lehet.

Élő és felvett anyagok használata

Az online előadások egyik vonzó tulajdonsága, hogy sok esetben visszanézhetőek az anyagok. Azonban ha minden egyes prezentáció elérhető később, akkor az emberek nem biztos, hogy látják értelmét a valós idejű részvételnek. Az élőben sugárzott és korábban felvett anyagokat kiválóan lehet keverni is! A nagy durranásokat érdemes a live-ra tartogatni, hogy fenntartsák az érdeklődést és exkluzív élményt nyújtsanak a résztvevőknek. Az előre felvett videók esetében pedig a prezentáció után bejelentkezhet egy hívásban az előadó, így meg tudja válaszolni az esetleges kérdéseket.

Felkészült előadók

A kamera mögött ülve talán kisebb nyomás éri a spekaer-eket, de ez nem jelenti azt, hogy egy online előadásra nem kell külön felkészülni! Ha nagyobb eseményről van szó, akkor nem árt egy teszthívást csinálni a kezdés előtti órákban vagy előtte lévő nap, hogy mindenki komfortos legyen a számítógép előtt és felmérjétek, hogy nincs-e semmilyen technikai fennakadás. Az előadók például készüljenek fel, ha meg kell osztaniuk a képernyőt, hogy biztosan csak az előadás diái legyenek láthatók a közönségnek. Találják meg a legjobb környezetet a lakásban, semleges háttérrel és a lehető legkevesebb zajjal. Ezen felül pedig legyenek B és C tervek is, ha a technika ördöge közbeszólna!

Felkészült résztvevők 

Nem csak az előadóknak, de bizony a képernyő túloldalán ülőknek is felkészültnek kell lenniük az eseménnyel kapcsolatban. Add tudtukra már jól időben a tematikát, az előadókat és a programot, hogy mindenki mérlegelni tudjon, hogy mi az, ami számára kihagyhatatlan, és ennek megfelelően tudjon készülni. Egy nagyobb rendezvény esetében az offline térben is gyakori, hogy sokan nem a teljes napon vesznek részt, hanem előre kiválasztják a témákat, amikhez kapcsolódó előadásokon részt kívánnak venni. Arról is tudniuk kell, hogy miként fog zajlani online a regisztráció, szünetekben milyen programok, lehetőségek vannak, mikor tehetik fel a kérdéseiket.

Tervezd meg a kampányt!

A marketing, különösen a közösségi média felületeken, egy jelentős részét teszi ki az online event körüli teendőknek. Nem árt hirdetésekkel készülni, kiküldeni az eseményt a hírlevélben, esetleg honlapodon is feltüntetni. Sőt, időszakosan akár Facebook borítóképedet is lecserélheted üzleti oldaladon, hogy felhívd a figyelmet az előadásra. Gondoskodj arról is, hogy az esemény után a résztvevőknek legyen lehetőségük visszajelzést adni a rendezvényről.

A tervezés és az előkészületeket tehát igen sarkalatos pontok az online események esetében, mondhatjuk, hogy szinte ugyanannyi munkával járnak, mint egy élő előadás. Természetesen bizonyos tényezőkkel így nem kell foglalkozni, azonban a digitális tér miatt akadnak mások, amiket biztosítani kell. Fordíts elegendő időt a felkészülésre, hogy minden szuperül menjen előadásodon!

És ha már ütős online előadásokról van szó...

A napokban kezdett keringeni az interneten egy rövid videó, ami az online oktatás árnyoldalát és a bekapcsolva felejtett mikrofon esetét mutatja be:

Ebből is látszik, milyen könnyen meg lehet feledkezni arról, hogy bizony minket is hallanak, akár csak személyes jelenlét esetén.

Forrás: https://sproutsocial.com/insights/social-media-conferences/