Míg korábban csak néha-néha érintette legtöbbünket, hogy otthonról kell dolgozni, ha például betegség miatt kellett vigyázni gyermekünkre, azonban most nagyon sokan kerültek home office-ba, akiknek nincs tapasztalatuk az otthoni munkavégzésről. Bizony, ez nem is olyan egyszerű.

Elsőre azt gondolnánk, szuper, otthon az ágyban fekve, pizsamában dolgozhatunk, de ebből könnyen az lehet, hogy halogatni kezdünk, beillesztünk egy-két részt kedvenc sorozatunkból és végül még este is dolgozunk, hogy a napi feladatunkkal végezzünk és egész álló nap mást sem ettünk, mint egy tábla csokoládét.

Ha érdekelnek tippjeink az otthoni munkára való átálláshoz, kattints ide!

Most ebben a cikkben egy olyan részletre térünk ki, amiről elsőre mindenki azt gondolná rettentően egyszerű. Ez pedig nem más, mint a videóchat, az online meetingek színtere. „Ugyan, mire kéne figyelnünk, megnyomunk két gombot, aztán kezdhetjük is!” – Ezt mindenki csupán az első virtuális megbeszélésééig gondolja így, amikor először ütközik problémákba, mert nem tud belépni az adott felületre, mégsem működik a webkamera, a kolléga hangosan csámcsog a mikrofonba, amitől semmit sem hallunk, a gyerekek rohangálnak a háttérben, a kutya beleugat, a macska leveri a bögrét a pultról vagy épp zavarba jövünk, amikor észrevesszük, hogy a kameranézetünkben mögöttünk a kollegák is láthatják a mosatlan edényeket vagy a széktámlán felejtett melltartót.

Most néhány tippel készültünk, hogy zökkenőmentesen vághass bele az online megbeszélések világába.

1. Válaszd ki a megfelelő helyet!

Egy online videós megbeszélés remek lehetőséget ad az ötletelésre: sokkal hatékonyabb, mint mondjuk az e-mailezés vagy egy telefonhívás, hiszen így egymás reakciói is segítenek minket, szinte minden olyan mintha élőben tartanánk egy meetinget. Azonban ezúttal nem egy irodahelyiségben vagyunk, hanem otthonunkból jelentkezünk be. Igyekezzünk olyan helyet keresni lakásunkban, ahol csend vesz minket körül és a hátterünkben lehetőleg csupán egy sima fal látszódik. Az külön jó, ha valamilyen felületre (íróasztal, komód, étkezőasztal) le tudjuk tenni laptopunkat vagy az eszközt, amin beszélgetést folytatunk, így megakadályozva, hogy akaratlanul is mozogjon a kép, ezzel zavarva a többieket. Miért fontosak ezek a lépések? Egy gondolkozási folyamat, ötletelés során rendkívül zavaró, el tudja terelni a többiek figyelmét is, ha a háttérből zajok szűrődnek be, túl erős a fény, mert mondjuk egy ablak előtt ülünk vagy remeg a kép az ölünkben tartott laptop miatt.

2. Kezdeményezz!

A videókonferenciáknak nem kell előre megbeszéltnek lenniük. Ha problémába ütközöl vagy úgy érzed, e-mailben nem tudod megfelelően kifejezni magad és elmondani a problémádat, munkaidőn belül nyugodtan csörgesd meg kollegá(i)dat! A legtöbb felületen azonnal elindíthatsz egy beszélgetést. Ez semmiben sem különbözik attól, mintha a munkahelyeden akadnál el, ezért átmennél a szomszédos irodába segítséget kérni munkatársadtól. Esetleg előtte küldj ki egy köremailt, kinek lenne jó fél órán belül egy videós megbeszélés, hogy fel tudjanak készülni a többiek is!

3. Hallod vagy sem?

A hang szinte mindig probléma a videókonferenciák esetében. Valaki nem hal semmit, mást pont, hogy zavar a kollegina, aki nem kapcsolta ki a mikrofonját és még a szuszogása is behallatszik vagy az ajtócsapkodás, ahogy a gyerekek befutnak a szobába. Először is tanácsos már a meghívókat úgy kiküldeni, hogy jelezzük a résztvevők számára: ha épp nem beszél valaki, akkor kapcsolja ki a mikrofont, így a háttérben történő esetleges zajok nem zavarják a többieket. Ezenkívül válasszunk olyan felületet, ahol van lehetőség feliratok létrehozására vagy chatelésre, így amennyiben elmegy a hang, van lehetőség kommunikálni - legalább azt illetően, hogyan tovább.

4. Készülj fel előre a prezentációra!

Videókonferencián való prezentálás esetében nem arra gondolunk, hogy nézd át alaposan az anyagot, hogy jól elő tudd adni. Az online meetingeken a prezentáció úgy néz ki, hogy az előadó megosztja számítógépének képernyőjét a többiekkel, akik itt látják a prezentáció anyagát. Az előadó a kurzorral felhívhatja a figyelmet egyes pontokra és az előadás ütemében válthat a képernyők között. Na jó, de miért kell erre készülni? Hát azért, hogy kiküszöböljük a kellemetlen pillanatokat. Nem mutat jól, ha közben felugranak a bejövő emailek az alsó sarokban, nonstop pittyeg a háttérben a Messenger, mert megnyitva felejtetted a Facebookot, vagy ha azt kéri a főnök, lépj át kicsit az internetre és nézz utána még valaminek, a kollegáid szeme előtt lépsz át a megnyitott böngésződbe, ahol épp egy online játék közepén vagy, amivel a meeting előtt foglalatoskodtál. Ügyelj rá, hogy semmilyen hasonló baki ne történhessen veled: a felugró értesítéseket tiltsd le a gépeden, csupán a prezentációd ablaka legyen megnyitva a gépen és maximum még egy böngészőablak keresővel, hátha szükségessé válik.

5. Légy önmagad!

Ez a helyzet nem csak neked új, hanem kollegáidnak is, így légy elnéző velük és magaddal  szemben, ha valami nem úgy sikerül, ahogy kellene. Ha egyszerűen nincs lehetőséged elvonulni, ne szégyelld, hogy látják kisfiadat játszani a háttérben vagy kérd a többiektől, hogy úgy alakítsátok a napirendet, hogy a megbeszélés a délutáni alvás idejére essen. Amennyiben reggeltől estig nonstop meetingeken veszel részt, nyugodtan egyél közben, amikor nem neked kell beszélned, csak nyomd le a mikrofonodat, hogy ezzel ne zavard a többieket. Igyekezz megtalálni azokat a megoldásokat, amiknek segítségével Te magad és munkatársaid is eredményes videókonferenciákat tudtok tartani. Törekedj arra, hogy a lehetőségeidhez mérten a legjobbat hozd ki ebből a helyzetből!

Végül megmutatunk egy fotót a mi egyik online meetingükről: ki telefonon, ki laptopon, ki jobb minőségben, ki rosszabban, ki a lakásból, ki a kertből – mégis eredményesen zárult a megbeszélés.

Forrás: https://blog.google/products/g-suite/6-tips-for-better-video-calls-when-working-from-home/