Csak semmi pánik: így dolgozz online otthonról!
Hogyan térj át #online munkavégzésre, ha olyan a munkaköröd, hogy megteheted, de eddig nem így dolgoztál?Összeszedtem néhány gondolatot és módszert, ami nekem annak idején segített.
1. Kelj fel időben!
Az első és az elején legnehezebben megvalósítható tényező. Mert otthon vagy, lustálkodhatsz, hívogat az ágy, a Netflix és amúgy is ráérünk arra még...
De nem! Ne változtass a megszokott életritmus ezen részén: akkor kelj, amikor egyébként is szoktál! Végezd el reggeli napi rutinjaidat és ülj le dolgozni, sokkal gyorsabban és hatékonyabban fogsz tudni feladatokat végrehajtani, ha először a megszokott időpontokban teszed mindezt.
2. Alakíts ki megfelelő munkateret!
Nem, az ágyból nem lehet dolgozni hosszú ideig! Bármennyire is szeretnéd, az ágyban való munka csak ideig óráig jó megoldás, utána irány az íróasztal. Pakolj le mindent róla, csak a laptop és egy jegyzetfüzet maradjon, különben elviszi a fókuszt az apró mütyürök tömkelege, az ott lévő könyvek vagy bármilyen más újságok. Emlékezz rá, a munkahelyeden anno úgy kezdted a munkádat, hogy egy üres íróasztalt kaptál (a munkaeszközökön kívül persze). Itthon is ezt kell megvalósítanod.
3. Tömbösíts!
Kollégáim szerintem megőrültek ettől a szótól az elején, de fixa ideám, hogy nem egymás után és egymással párhuzamosan nézünk meg, intézünk dolgokat, hanem szépen TÖMBÖSÍTVE. Azaz először kezdd a leveleiddel, ezekkel foglalkozz mondjuk fél-1 órát. Listázd ki a levelekből érkező teendőket és CSAK A LEVELEK VÉGIGNÉZÉSE után kezdd meg a feladatok végrehajtását (kivéve persze az olyan levelek, amikre csak annyit kell írni, hogy oké!).
4. Multitasking nem létezik
A brit - meg mindenféle egyéb - tudós már bebizonyította, hogy bizony multitasking nem létezik! Még akkor sem, ha nő vagy! Nem tudod az agyadat egyik munkafolyamatról a másikra pikk-pakk átkapcsolni, így a tömbösítés mellett fontos, hogy a zavaró tényezőket is kiiktasd, tehát telefon kikapcs vagy lenémít és a mindenféle felugró értesítéseket szintén kapcsold ki, ezzel nap végén fogod észrevenni, hogy mennyi időt megtakarítottál! És ha a feladatlistádon lévő tételek elvégzésével haladtál 1 órát, akkor változatosságképpen jöhet a telefonálás (a visszahívás) időszaka. Ezt követően pedig egy kis szünet, mert pontosan elkérkeztünk a tízórai idejéhez.
5. Egyél - és ne csak kávét! ;)
Reggeli mellett ne feledkezz meg a normál étkezésről sem. Ha belefeledkeztél a munkába, nagyon könnyű elfelejtkezni az étkezésről, de itt az ideje, hogy megszakítsd a munkádat, állj fel, sétálj egy kört, készítsd el a tízóraidat és NE A GÉP ELŐTT fogyaszd el! Hidd el, addig megvárhatad minden. Sokkal frissebben fogsz visszaülni a gép elé, ha tartasz egy kis szünetet.
6. Vess be speckó eszközöket és hangokat! ;)
A vállalkozói létem elején fedeztem fel, hogy csak délelőtt vagyok képes otthon dolgozni, emiatt lételemem lett, hogy délben el KELL mennem ebédelni, mert kell a társaság. De! Van egy nagyon jó szoftver, amivel meg lehet hosszabbítani az otthontöltött társaság nélküli munkaidőt!
https://coffitivity.com/ - az oldalon különböző hangok közül tudsz választani, amelyek szimulálják a kávézót, a munkahelyet, az egyetemi aulát, a bisztrót, tehát tipikusan azokat a hangokat és helyszíneket, ahol garantáltan nem úszod meg emberek nélkül. Próbáld ki, meglátod, hogy mennyivel hatékonyabb lesz a munkavégzésed, ha megjelenik a társaságra való ingered és bekapcsolod ezeket a hangokat!
7. Inspiráló zene
Vannak olyan napok, amikor kifejezetten nehéz kikelni az ágyból alapból is, otthoni munkavégzés estén meg pláne. Na erre nagyon jók a motiváló filmzenék, elsősorban Hans Zimmertől és a Cinematic Orchestratól, amiben benne van maga a küzdés, a nehézség, de ott van a pozitív kicsengés, a reménysugár is.
Normál munkavégzéshez is van zeném, ezt imádom, nem vonja el a figyelmemet, de kellően inspiráló is, emellett lehet gondolkodós feladatokat is végrehajtani.
Aztán ott vannak a monoton munkákhoz kapcsolódó muzsikák, amelyeknél szintén nem szabad, hogy elvonja a figyelmemet túlzottan a zene (ezért nem jók példáuk a szöveggel rendelkező számok), de ugyanakkor ki kell, hogy szakítson a monotonitásból. Ehhez finom kávéházi zenéket használok.
Czirfusz Dóra (köszi Dóra!) táblázatban foglalta össze az egyes funkciókhoz használható online megoldásokat, érdemes alaposan végigtanulmányzni a táblázatot.
Személyes kedvenceimet az alábbiakban mutatom be:
8. Remek eszközök
Van néhány igazán praktikus eszköz, amivel megkönnyítheted az online munkavégzést hála a közösségi médiának és az online térnek!
Czirfusz Dóra (köszi Dóra!) táblázatban foglalta össze az egyes funkciókhoz használható online megoldásokat, érdemes alaposan végigtanulmányzni a táblázatot.
Személyes kedvenceimet az alábbiakban mutatom be:
Google Docs
Először is ott van a közösen szerkesztett Google dokumentumok. Felvihetsz egy kész táblázatot, egy doksit és bárki hozzáírhatja a gondolatait. Nincs gond, ha bárki bármit kitöröl, a tevékenységnaplóban pontosan tettenérhető, ki mit csinált. ;)
Prezi
A Prezi Video a legjobb választás, ha fenn akarjuk tartani a kapcsolatot és egyben le akarjuk kötni a figyelmet. Oktatási célra és értekezlet megtartására egyaránt előnyös, ráadásul előzetes videószerkesztői tapasztalatra sincs hozzá szükség. A becsatlakozóknak szintén lehetőségük van arra, hogy videóban válaszoljanak. Somlai-Fisher Ádám, a Prezi egyik alapítója így mutatja be a terméket (a videóját azért is érdemes megnézni, mert olyan egyszerű, de hasznos információkat is átad, hogy hogyan legyen jobb a videótartalmunk)
YouTube Live, Facebook Live, Skype
Ha két- vagy többirányú kommunikációt szeretnél, akkor válaszd a Skype-ot! Streamingelni YouTube és Facebook segítségével is tudunk, a másik fél ebben az esetben ugyan írásban tud reagálni a dolgokra, de oktatási célra szintén hasznos tud lenni. A képernyőmegosztás segítségével könnyedén meg tudjuk mutatni a laptopunk tartalmát, igaz ez utóbbi funkció a Skype-on a legegyszerűbb, a másik két felületnél érdemes az OBS ingyenes Streaming szoftvert használni: https://obsproject.com/hu
LogMeIn
A LogMeIn már március 10-én ingyenessé tette oktatási intézmények, civil szervezetek és állami szervezetek részére a legtöbb programját. A frontvonalban dolgozóknak a Rendkívüli Távmunka Támogatás (Emergency Remote Work Kit) keretében azonnali hatállyal három hónapos ingyenes hozzáférést biztosítanak a virtuális megbeszélések és videókonferenciák megszervezéséhez, internetes képzések és virtuális rendezvények lebonyolításához, a távoli IT support és távoli elérés biztosításához.
Zoom
A Zoom kifejezetten webinárok, konferenciák megtartásához remek szoftver. Ha nagyobb létszámú munkahelyi értekezletet tartanál, mindenképpen ezt a szoftvert válaszd!
Ha vannak még ötleteitek, mondjátok, indítsunk egy közös ötletelős felületet itt, vagy akár a Facebookon!
--------------------
A cikk írója Klausz Melinda, a kozossegi-media.com vezetője.
7 közösségi média különböző területeiről szóló szakkönyvet írt. 2006. óta foglalkozik céges közösségi média kommunikációval (igen-igen, az iwiw-en kezdte).
Cége a Magyar Marketing Szövetség 6 KKV-Marketing Gyémánt díját, a Turizmus szakma 5 #TSMA (Tourism Social Media Awards) szakmai díját, az Internet Hungary Társas-Játékok fődíját és a KREATÍV Arany díját kapta meg.
Cégeknek átfogó közösségi média kommunikációt végez, illetve posztgarduális képzések és tréningek oktatója.
